Внедрение Kanban

Быстрое и эффективное выполнение работы может оказаться сложной задачей. Метод Канбан предлагает подход к управлению потоком работ с акцентом на постоянное совершенствование. При этому не перегружается команда разработчиков, которая фокусируется на производительности и эффективности. Внедрение Kanban обеспечивает структурированный подход к управлению проектами и повышает прозрачность рабочего процесса.

Изначально Канбан был изобретен как способ управления производственными процессами Just in Time (JIT). В следующей главе истории Канбан появились новые принципы и практики. Они позволили сделать его более эффективным для работников сферы знаний.

Этот метод призван помочь вам оптимизировать рабочий процесс и использовать весь потенциал вашей команды. В этой статье мы обсудим, что такое метод Канбан и как его применять.

Содержание

Внедрение Kanban: принципы Канбан

Метод Канбан является системой «тяни-толкай». Это означает, что работа попадает в систему, когда у команды есть для нее возможности, а не когда задачи назначаются сверху. Канбан можно использовать для улучшения процессов и повышения эффективности рабочего процесса без каких-либо изменений в структуре вашей команды.

Прежде чем применять метод Канбан в своем бизнесе, важно понять и принять его основополагающие принципы:

Начните с того, что вы делаете сейчас. Канбан не требует особой настройки и может быть применен непосредственно к вашему текущему рабочему процессу. Это упрощает его внедрение, поскольку нет необходимости менять существующие процессы. Преимущества Канбан проявляются постепенно, и любое улучшение процесса принимается со временем.
Согласитесь на постепенные, эволюционные изменения. Масштабные изменения могут расстроить команду, нарушить поток и нанести ущерб производительности. Канбан разработан таким образом, чтобы вызвать минимальное сопротивление, поощряя непрерывные, постепенные и эволюционные изменения.
Уважать существующие процессы, роли и обязанности. На начальном этапе не должно быть никаких организационных изменений. Канбан признает, что существующие процессы, роли и обязанности могут иметь ценность и заслуживают сохранения. Вместо этого Канбан поощряет постепенные изменения, чтобы избежать эмоционального сопротивления.
Поощряйте лидерство на всех уровнях. Канбан способствует лидерству и принятию решений всеми членами команды. Если у самого низкого по рангу члена команды есть блестящая идея, ее следует признать и принять. Все должны быть настроены на постоянное совершенствование (кайдзен). Это нужно для того, чтобы ваши сотрудники достигли оптимальной производительности.

Внедрение Kanban: практики

Хотя принятие философии Канбан – это самый важный шаг, для успешного внедрения Канбан необходимо соблюдать шесть основных практик.

Визуализация рабочего процесса. Первой и самой важной задачей является понимание текущего потока работы. Какова последовательность шагов, которые необходимо выполнить, чтобы переместить элемент из заявки в готовый продукт. Для этого используется доска Канбан с карточками и столбцами. Каждый столбец представляет собой шаг в рабочем процессе, а каждая карточка – рабочий элемент. Каждый элемент движется по потоку от начала до конца. Наблюдая за этим процессом, вы сможете легко отслеживать прогресс и выявлять «узкие места» в режиме реального времени.
Ограничение объема незавершенной работы (WIP). Потеря концентрации может серьезно повлиять на производительность вашей команды, поэтому эта практика направлена на устранение прерываний путем установления ограничений на объем незавершенной работы. Применяя лимиты на WIP, команды сосредотачиваются на завершении незаконченной работы, прежде чем приступать к новой. Ограничение WIP очень важно для успешного внедрения Канбан.
Управление потоком. Наблюдая и анализируя эффективность потока, вы сможете выявить любые проблемные зоны. Главная цель внедрения Канбан – создать бесперебойный рабочий процесс, улучшив время выполнения и избежав задержек. Вы всегда должны стремиться сделать свой процесс более эффективным.
Сделайте политику процесса явной. Процесс должен быть четко определен, опубликован и подтвержден для всех членов команды. Люди не будут чувствовать мотивацию участвовать в чем-то, если они не думают, что это будет полезно. Когда все знают о четких правилах, каждый может предложить улучшения, которые повысят эффективность работы.
Используйте петли обратной связи. Для того чтобы позитивные изменения происходили, необходимо проводить регулярные встречи, чтобы обеспечить важную обратную связь для всей команды. Частота таких встреч может быть разной. Но суть в том, чтобы они проходили регулярно, в определенное время и сразу переходили к делу.

Внедрение Kanban: каким проектам подходит больше всего

Канбан, скорее всего, будет хорошим методом для вашей команды, если ваш проект отвечает некоторым или всем следующим критериям:

Ваши рабочие процессы в основном функционируют, но могут быть более плавными и эффективными
Вы сталкиваетесь с отставанием в работе
Ваша организация предпочитает постепенно улучшать существующие процессы, а не навязывать радикально новую систему
Приоритеты вашей команды могут меняться по первому требованию
Главный приоритет – реагирование на потребности клиентов

Внедрение Kanban в проект

Помните самый первый шаг, когда речь заходит о Канбане?

Сделать работу видимой. Для этого команды создают доску Kanban со столбцами и карточками. В самом простом варианте можно сказать, что есть 4 колонки:

Бэклог – Бэклог продукта.
To Do – Все задачи, которые еще не начаты.
Текущие – начатые задачи.
Выполнено – Выполненные задачи.

Каждая задача занимает карточку Kanban и перемещается по доске по мере прохождения через каждое состояние. В идеальном случае задачи плавно перемещаются между состояниями. В реальности же возникают узкие места и препятствия на пути потока.

Внедрите систему «тяни-толкай». Очень часто перегруженность команды и задержки в работе возникают тогда, когда руководство подталкивает работу вниз по линии. Из-за постоянной многозадачности и переключения контекста все больше и больше начатых дел не доводятся до конца.

Внедрение системы вытягивания Kanban – хороший способ решить эту проблему.

Система вытягивания означает, что задачи из списка дел на вашей доске члены команды вытягивают тогда и только тогда, когда они в состоянии справиться с новой работой.

В системе «вытягивания» руководство определяет приоритет задачи, назначая классы обслуживания, прежде чем поместить ее в колонку «Сделать». Как только у команды доставки появляется свободный слот для новой работы, она втягивает задачу в процесс. Это и есть момент принятия обязательств.

Такой подход позволяет руководству изменять приоритеты работы вплоть до момента ее начала. Это эффективный способ адаптироваться к изменениям на рынке, поскольку вы всегда работаете над тем, что наиболее важно в первую очередь.

Ограничьте количество незавершенных работ. Лимиты незавершенного производства (WIP) в Kanban помогают согласовать спрос клиентов с возможностями вашей команды. Они не позволяют работе накапливаться и обеспечивают концентрацию команды на завершении старой работы, а не на начале новой.

Лимиты WIP – это противоядие, которое позволяет вам сосредоточиться на одном деле за раз и предотвращает задержку или отказ от работы в процессе. Правильно установленные лимиты WIP позволят вашей команде никогда не перегружаться и всегда иметь чем заняться.

Заключение

Метод Канбан представляет собой мощный инструмент управления рабочим процессом, особенно эффективный в среде, где важны гибкость и непрерывные улучшения. Путем визуализации рабочего потока, ограничения объема незавершенной работы и использования системы “тяни-толкай”, команды могут достичь высокой производительности и эффективности. Главное – подходить к внедрению Канбан с пониманием его принципов и практик, учитывая потребности конкретного проекта и команды.