Проектный статус: искусство и наука управления проектами

Управление проектами включает множество фаз, задач и участников. Частью этого процесса является отслеживание “проектного статуса“. Это ключ к пониманию, как развивается проект, выявлению возможных проблем и рисков. В данной статье мы подробно рассмотрим данный аспект управления проектами.

UniwexSoft — разрабатываем уникальные сайты, smart-контракты, мобильные приложения в сфере Blockchain, собираем IT-отделы под ключ для реализации вашего проекта, заменим CTO или сильно облегчим ему жизнь.
Если вам нужен сайт, мобильное приложение, NFT маркетплейс или крипто игра, напишите нам.

Содержание

Что такое проектный статус?

“Проектный статус” отражает текущее положение и развитие проекта. Это своего рода обзор выполнения задач проекта. Отчет обычно содержит информацию о достижении целей проекта, выполненных задачах, текущих задачах, используемых ресурсах, бюджете, сроках и возникших проблемах.

Отслеживание статуса проекта – это ключевой элемент управления проектами. Регулярный контроль состояния проекта помогает понять его динамику. Информация о состоянии проекта обычно передается заинтересованным сторонам через отчеты, встречи или другие каналы связи.

Статусы проектов и их значения

Планируемые: проекты, предназначенные для начала в ближайшем будущем.
В работе: проект уже запущен, но еще не завершен и ожидает дальнейших действий.
Просроченные: проект превысил сроки и отстает от плана.
Не начатые: проект утвержден, но работа по нему еще не началась.
Активные: проект, который в данный момент реализуется.
Приоритетные: проекты или задачи, которые являются особо важными или срочными.
Отмененные: проект прерван до завершения из-за изменения целей, бюджетных ограничений или непредвиденных событий.

Классификация стадий проекта

Зарождающийся проект

Проект на этапе зачатия — это начальная фаза, где цели, сроки и ресурсы ещё неопределенны. Принятый, но не стартовавший проект считается зарождающимся.

Активные проекты

Эти проекты находятся в процессе реализации и ещё не завершены. Они доверены команде или её членам для дальнейшей работы.

Проекты в работе

Такой “проектный статус” включает информацию о текущем прогрессе, решённых задачах, проблемах и рисках. Это критично для отслеживания состояния проекта и его соответствия целям.

Законченные проекты

Это список проектов, выполненных полностью. Из данных о завершённых проектах можно оценить их эффективность и выявить точки для оптимизации будущих проектов.

Что такое отчёт о состоянии проекта?

Отчёт о состоянии проекта — это документ, отражающий текущий “проектный статус”. Менеджеры используют эти отчёты для информирования заинтересованных сторон и контроля затрат, рисков, времени и труда. Отчёты помогают выявить слабые места и вносить коррективы в проектный план.

Содержание отчёта может варьироваться в зависимости от потребностей, но обычно включает:

Сжатое описание проекта
Главные достижения
Текущее состояние
График
Бюджет
Следующие действия
Риски и проблемы

Обновление проектного статуса

Обновление проектного статуса подразумевает предоставление сведений о завершенных, текущих и будущих заданиях. Это инструмент для обмена важной информацией между руководителем проекта и его командой, клиентами, спонсорами и другими заинтересованными лицами, позволяя им быть в курсе всех изменений.

Визуализация проектного статуса

Визуализация проектного статуса – это графическое отображение динамики, состояния и эффективности проекта. Её задача – информировать ключевых участников, таких как команда проекта, клиенты и спонсоры, о ходе выполнения проекта, используя различные метрики и показатели.

Информационная панель проектного статуса

Информационная панель проектного статуса представляет собой визуальное отображение ключевых показателей эффективности (KPI) и текущего состояния проекта. Она обеспечивает быстрый и понятный обзор прогресса проекта, помогая участникам вовремя выявлять и решать возникающие проблемы.

Как составить доклад о проектном статусе?

Доклад о проектном статусе – обзорный материал, представляющий прогресс работы. Он выявляет проблемы, акцентирует внимание на достижениях. Используется менеджерами, командами и стейкхолдерами для обсуждения прогресса.

План создания доклада о проектном статусе

Вступление в начале: приведите краткую характеристику проекта, его цели и объем. Это актуально для компаний с мульти проектной средой.
Состояние проекта на данный момент: изложите текущий статус проекта. Упомяните завершенные этапы, текущую работу, будущие задачи. Ваша сводка должна сфокусироваться на ключевых моментах.
Проблемы и вызовы: укажите препятствия, с которыми сталкивается проект. Ясно опишите их и последствия для времени и бюджета проекта.
Достижения: выделите вехи в докладе, чтобы привлечь внимание стейкхолдеров. Вехи – это знаки прогресса, указывающие на ключевые моменты развития.
Бюджет проекта: представьте общий обзор бюджета, включая текущие и ожидаемые затраты. Укажите любые превышения или недостатки и обоснуйте изменения.
Следующие действия: опишите планы на следующий отчетный период. Укажите детали по срокам, задачам и рискам, влияющим на них.
Заключение: завершите доклад общей сводкой и призывом к действию для стейкхолдеров.

Оптимальные методы представления информации о проектном статусе

Эффективное управление проектами подразумевает, что все участники процесса должны быть осведомлены о текущих изменениях. Ниже представлены превосходные методы представления информации о проектном статусе:

Понимайте своих слушателей

Перед подготовкой отчета уделите время для понимания интересов, ожиданий и уровня знаний аудитории. Адаптируйте материал так, чтобы он был актуальным для слушателей и соответствовал их требованиям.

Стремитесь к простоте

Не углубляйтесь в детали, если хотите эффективного отчета. Сосредоточьтесь на краткости, охватывая только актуальные темы. Чтобы исключить недопонимание, избегайте сложного и технического жаргона.

Внедряйте визуальные инструменты

Используйте графики, диаграммы и другие визуальные средства для усиления вашего сообщения. Визуализация помогает лучше и быстрее воспринимать сложную информацию.

Усиливайте общение

Продуктивное общение способствует командной работе. Участники проекта могут совместно преодолевать трудности и принимать правильные решения, активно обсуждая цели, задачи и трудности проекта.

Анализируйте риски и проблемы

Будьте открыты и честны о возможных рисках или проблемах, которые могут влиять на бюджет или сроки проекта. Опишите план преодоления этих трудностей и предоставьте необходимые ресурсы.

Подчеркивайте достижения

Отмечайте успехи и выделяйте достигнутые этапы. Это поможет поддерживать мотивацию и интерес участников команды.

Преимущества отчетов по проектному статусу

Ниже представлены основные преимущества отчетов по проектному статусу:

Ответственность: Отчеты помогают поддерживать ответственность команды. Они выявляют, кто за что отвечает, давая менеджерам обзор прогресса и возникающих проблем.
Управление рисками: Отчеты могут выявить риски до их усиления. Регулярный просмотр отчетов позволяет своевременно решать сложности, снижая риски и поддерживая проект на курсе.
Контроль затрат: Затраты – сложный аспект управления. Однако, благодаря отчетам, легко отслеживать расходы и контролировать бюджет.
Качественная коммуникация: Обновления по проектному статусу информируют всех о ходе работы. Это помогает всем сторонам осознавать, какие препятствия нужно преодолеть.
Продуманные решения: Отчеты предоставляют менеджерам важные данные для принятия решений. Они могут выявить тренды и проблемы, помогая проекту оставаться на пути к успеху.

Заключение

Отчеты по проектному статусу – важный элемент управления проектами. Они обеспечивают понимание состояния проекта, выявляют препятствия или риски, которые могут угрожать успеху. Менеджеры могут предоставлять ясные обновления, используя шаблоны отчетов, убеждаясь, что все работают вместе.

Придерживаясь лучших практик, менеджеры могут создавать эффективные отчеты, которые информируют всех участников и помогают сдерживать сроки проекта.

Послесловие

Статья переведена на русский язык компанией UniwexSoft.