Менеджеры проектов обучаются прогнозированию сценариев, которые могут создать препятствия для успешного выполнения проекта. Важным становится процесс идентификации, распределения и менеджмента ресурсов. Вместе план менеджмента ресурсов решает вопросы определения и планирования эффективного использования ресурсов, необходимых для проекта. В этой статье мы рассмотрим значение и важность управления ресурсами и плана менеджмента ресурсов в проектном менеджменте.

UniwexSoft — разрабатываем уникальные сайты, smart-контракты, мобильные приложения в сфере Blockchain, собираем IT-отделы под ключ для реализации вашего проекта, заменим CTO или сильно облегчим ему жизнь.

Если вам нужен сайт, мобильное приложение, NFT маркетплейс или крипто игра, напишите нам.

Что такое план менеджмента ресурсами?

Для начала разберемся с термином “ресурсы“. В проектном менеджменте ресурсом является актив, инструмент, компонент или квалифицированный труд, необходимый для выполнения задач. Ресурсы могут включать, но не ограничиваться:

• Сырье/данные
• Капитал/бюджет
• Квалифицированный труд: сотрудники, поставщики, подрядчики
• Инструменты/программное обеспечение
• Прочее оборудование/модели данных и т.д.

Ресурсы нужны для завершения проекта с оптимальными затратами и в срок. Управление ресурсами – это искусство организации работы с ресурсами. План менеджмента ресурсов – это процесс идентификации, обеспечения, распределения и контроля ресурсов, необходимых для выполнения задач проекта. Он служит дорожной картой, руководством или планировщиком для обеспечения, сегрегации, распределения, управления и освобождения ресурсов проекта. Эффективное обеспечение и управление ресурсами является важной частью общего плана управления проектом, так как неудача в этом аспекте сказывается на стоимости и сроках проекта.

Компоненты плана менеджмента ресурсов

Важность проектных ресурсов зависит от его характера, поэтому компоненты плана менеджмента ресурсов могут отличаться. Основные компоненты включают:

1. Определение целей и задач проекта. Важно, чтобы они были ясными и согласованными между всеми сторонами.
2. Идентификация ресурсов проекта. Определите ресурсы, понимайте их источники. Внутренние проекты имеют доступные ресурсы, крупные проекты могут требовать поставщиков и аутсорсинг.
3. Бюджетирование и расчет стоимости. Важная часть управления проектом, помогающая контролировать бюджет и определить затраты на ресурсы.
4. Управление и контроль. Создавайте процедуры, обеспечивающие эффективное использование ресурсов, включая программное обеспечение и персонал.

Как разработать план управления ресурсами?

Понимание и осознание каждого компонента плана менеджмента ресурсов проекта, указанных в предыдущем разделе, является основой для его создания. Важно также ознакомиться с лучшими практиками разработки такого плана. Рассмотрим основные шаги, которые включаются в процесс создания плана управления ресурсами:

Изучите связанные планы

Всегда знакомьтесь с другими связанными планами и графиками. Ваш план менеджмента ресурсов должен согласовываться с другими аспектами плана управления проектом и направляться к общей цели и срокам. Чтобы понять, какие аспекты учитывать, полезно рассмотреть следующие планы/отчеты:

• Декомпозиция работ: методика разделения проекта на меньшие задачи, сохраняя его целостность.
• Хартия проекта: документ, определяющий объем и цель проекта.
• График проекта: расписание, организующее задачи и ресурсы в соответствии со сроками.
• Стандарты качества и метрики проекта: ключевые показатели производительности проекта.

Осознание организационных политик, касающихся ресурсов

Прежде чем создавать план управления ресурсами, важно подробно изучить политику вашей компании в отношении ресурсов. Это поможет осознать обязанности и юридические нюансы отдельных внешних ресурсов, которые вы намерены задействовать.

Планирование ресурсов с учетом их доступности

Обеспечение ресурса часто не означает его бесперебойную доступность. Например, если команде разработчиков нужен доступ к внешнему программному обеспечению для завершения проекта, целесообразно убедиться, что участники проекта не заняты другими задачами, мешающими полноценно использовать инструмент.

Отслеживание прогресса проекта

График и ход выполнения проекта должны быть контролируемыми для соответствующего распределения ресурсов. Это поможет улучшить план с учетом изменяющихся условий проекта.

Проведение обзора после завершения проекта

После окончания проекта, его анализ позволит понять, насколько эффективно использовались ресурсы и как план управления ими помог успешно закончить работу. Также можно выявить аномалии и отклонения от первоначального плана управления ресурсами.

Что входит в план управления ресурсами?

Качественный и детализированный план управления ресурсами должен охватывать следующие моменты:

1. Ресурсы: Определение инструментов, рабочей силы, офисных помещений и дополнительного оборудования, необходимых для проекта.
2. Объем: Определение количества каждого ресурса, требуемого в определенный период.
3. Сроки: Временной интервал, в течение которого требуются идентифицированные ресурсы в указанных количествах для успешного выполнения проектных задач.
4. Роли и обязанности: Назначение ответственности за ресурс, чтобы избежать конфликтов, включая роли и обязанности команд или отдельных лиц, работающих с ресурсами для выполнения проектных задач.
5. Предположения и ограничения: Определение и коммуникация предположений и ограничений ресурсов проекта со всеми участниками, что объясняет реалии плана управления ресурсами. Например, доступность сотрудников, заключение договоров с поставщиками или подрядчиками и т.д.

Советы по планированию ресурсов

Управление ресурсами определяется проектом и проектными ситуациями. Оно направлено на эффективное решение ограничений, таких как бюджет, инструменты, ресурсы и т.д. Вот некоторые советы, которые могут быть полезны:

1. Не перегружайте ресурсы и не берите на себя больше задач, чем можете выполнить.
2. Регулярно проводите обзоры и адаптируйте план при необходимости.
3. Отслеживайте неожиданные задачи и оценивайте их влияние.
4. Включайте важные изменения из-за динамичности проекта в план менеджмента ресурсов.
5. Избегайте конфликтов в расписании из-за многозадачности.
6. Будьте готовы к сюрпризам на критических элементах.

Преимущества планирования ресурсов

1. Обеспечение надежности: Успех проекта может быть сложным из-за множества ограничений. План управления ресурсами показывает, как вы максимально использовали ресурсы и добились успеха.
2. Избегание неожиданных препятствий: План менеджмента ресурсов помогает прогнозировать проблемы на протяжении проекта.
3. Предотвращение перегрузок: Назначение ролей и обязанностей уравновешивает участие и избегает перегрузки членов команды.
4. Оценка эффективности: Анализ плана позволяет оценить использование ресурсов для достижения проектных целей.
5. Создание прозрачности: План управления ресурсами делает роли и обязанности участников проекта более понятными.

Заключение

Эффективный план управления ресурсами является ключом к успешному контролю и координации проектов. Хотя разработка детального и всеобъемлющего плана может занять много времени, его преимущества в виде прозрачности, контроля рабочих нагрузок, своевременного общения и способности к активной подготовке и планированию конфликтных ситуаций и незапланированных обстоятельств оправдывают затраченные усилия. Кроме того, создание такого плана способствует решению проблем и адаптации к изменяющимся условиям и зависимостям на протяжении жизненного цикла проекта.

Послесловие

Статья переведена на русский язык компанией UniwexSoft.

UniwexSoft — разрабатываем уникальные сайты, smart-контракты, мобильные приложения в сфере Blockchain, собираем IT-отделы под ключ для реализации вашего проекта, заменим CTO или сильно облегчим ему жизнь.

Если вам нужен сайт, мобильное приложение, NFT маркетплейс или крипто игра, напишите нам.

Посмотрите видео по теме: