Аутсорсинг: Плюсы, минусы и проекты, которые следует учитывать при найме третьей стороны

Вам знакомо чувство блаженства, когда вы достигаете нулевой отметки в папке входящих сообщений или вычеркиваете последний пункт из списка дел?

Да, большинству из нас тоже.

Именно поэтому многие компании обращаются к аутсорсингу как к средству решения проблем небольших или перегруженных работой команд.

Но на этом дело не заканчивается: другие компании прибегают к аутсорсингу, чтобы заполнить пробелы в знаниях и навыках, на которые у них пока не хватает штата или бюджета, чтобы нанять сотрудников изнутри, включая:

• Платную рекламу
• Видеопроизводство
• Расчет заработной платы

Думаете, может ли вам понадобиться передача некоторых проектов на аутсорсинг?

Здесь мы рассмотрим плюсы и минусы аутсорсинга, увидим его в действии на нескольких примерах и узнаем, какие задачи обычно передаются на аутсорсинг.

UniwexSoft — разрабатываем уникальные сайты, smart-контракты, мобильные приложения в сфере Blockchain, собираем IT-отделы под ключ для реализации вашего проекта, заменим CTO или сильно облегчим ему жизнь.

Если вам нужен сайт, мобильное приложение, NFT маркетплейс или крипто игра, напишите нам.

Что такое аутсорсинг?

Аутсорсинг – это практика привлечения внешних специалистов или универсалов для выполнения конкретных задач, которые традиционно решаются собственными силами.

Это способ сократить расходы и сэкономить деньги, если у вас нет средств для найма штатных сотрудников, а также высвободить время для того, чтобы ваши сотрудники могли сосредоточиться на решении насущных задач, приносящих доход.

Как работает аутсорсинг?

Первый шаг к аутсорсингу – поиск внештатных сотрудников или сторонних провайдеров, которые предлагают то, что вам нужно. Как правило, они описывают свою деятельность и структуру цен, чтобы вы могли принять решение, исходя из того, насколько ваши потребности и цели соответствуют их возможностям.

Определившись с поставщиком, вы составляете письменный контракт, в котором указываются задачи, цели, сроки и цены. Кроме того, вы, вероятно, поделитесь имеющимися у вас ресурсами, которые помогут им узнать больше о вашем бренде или бизнесе, чтобы все, что они создадут или сделают, соответствовало вашему бренду.

Например, предоставить команде дизайнеров логотип или дать специалисту по начислению заработной платы информацию о компенсациях.

Мы понимаем, что решиться на делегирование задач посторонней компании бывает трудно, но плюсов в аутсорсинге, явно больше чем минусов, читайте далее, чтобы убедится в этом.

Почему компании выбирают аутсорсинг?

Согласно недавнему исследованию компании Deloitte, основной причиной, по которой компании прибегают к традиционному аутсорсингу (для простых задач, которые можно автоматизировать, например, администрирование сети), является общая потребность в сокращении расходов.

В последнее время проблемы, связанные с удержанием сотрудников, конкурентным рынком кадров и развитием новых технологий, привлекли компании к аутсорсингу: “Организации обращаются к экосистеме поставщиков услуг для предоставления критически важных решений, которые являются гибкими и интегрированными“.

Аутсорсинг управляемых услуг – это аутсорсинг поставщикам, обладающим передовым опытом и предлагающим специализированные услуги, например, поставщикам услуг кибербезопасности. Наиболее распространенными причинами, по которым компании используют аутсорсинг управляемых услуг, являются увеличение темпов технологической и цифровой трансформации, получение доступа к новым возможностям, а также растущие и усложняющиеся угрозы кибербезопасности.

По данным Deloitte, чаще всего на аутсорсинг передаются юридические, налоговые и кадровые функции, а также ИТ-задачи, связанные с кибербезопасностью, разработкой приложений/программного обеспечения и обслуживанием ИТ-инфраструктуры.

Как две компании – Slack и WhatsApp – используют аутсорсинг

Пример 1: Slack

Slack, инструмент для общения на рабочем месте, стал одним из самых популярных корпоративных чатов. Трудно поверить, что своим успехом он во многом обязан аутсорсингу.

Еще когда Slack был лишь черновым прототипом, компания наняла канадскую команду дизайнеров MetaLab для разработки приложения с нуля, а также бренда и сайта.

Используя опыт MetaLab в области дизайна интерфейсов, команда Slack переработала свою модель, добавив в нее игривые цвета и интерактивные элементы.

С момента официального запуска в 2013 году Slack стал самым быстрорастущим бизнес-приложением всех времен. Это также яркий пример того, почему аутсорсинг является таким мощным инструментом для роста и масштабирования бизнеса.

Это также говорит о том, что аутсорсинг может сыграть свою роль даже в самых важных составляющих компании, таких как ее внешний вид и функциональность из чего следует, что аутсорсинг хорош даже с минусами, не говоря о плюсах.

Пример 2: WhatsApp

WhatsApp – это приложение для обмена сообщениями, которым пользуются миллионы людей по всему миру для отправки текстов, изображений и аудиозаписей.

В 2012 году в штаб-квартире компании в Калифорнии работало всего 30 штатных сотрудников и несколько внештатных.

Для масштабирования компании и снижения затрат она передала большую часть разработок группе разработчиков приложений в России. При этом калифорнийская команда могла сосредоточиться на других операционных функциях и поддержке клиентов.

Благодаря аутсорсингу компания WhatsApp смогла получить доступ к талантливым специалистам по всему миру по значительно более низкой цене и снизить нагрузку на калифорнийскую команду.

Плюсы и минусы аутсорсинга

• Плюс: Экономическая эффективность
• Плюс: Более быстрое выполнение заказа
• Плюс: Специализация
• Плюс: Доступ к большему числу специалистов
• Плюс: Может предотвратить выгорание штатных сотрудников
• Минус: Они не знают вашего бизнеса
• Минус: Проблемы с коммуникацией
• Минус: Сложности с контролем качества
• Минус: Может быть тяжелым для морального духа команды
• Минус: медленное время реагирования

Плюсы аутсорсинга

Прежде всего рассмотрим пятерку великолепных плюсов аутсорсинга, а уже после возьмемся за минусы.

Экономическая эффективность

Аутсорсинг таких задач, как написание контента или ведение бухгалтерского учета, может быть экономически эффективным, если у вас нет средств или возможности нанять сотрудника на полный рабочий день для выполнения этих задач.

Более быстрое выполнение

В зависимости от задачи, сотрудник, которого вы привлекаете на аутсорсинг, может выполнять только один проект за раз, а наличие одного человека, занимающегося вашей работой, позволяет выполнить ее быстрее.

Установление сроков позволяет заранее определить, когда вам нужно закончить работу, а поскольку внештатные сотрудники не всегда должны соответствовать тем же требованиям, что и штатные сотрудники, вы можете установить реалистичные сроки, ориентированные на конкретную задачу.

Специализация

Вам нужен дизайнер, специализирующийся на стоп-моушн графике?

Аутсорсинг позволяет легко нанять агентство или фрилансера, который является экспертом в области stop-motion, вместо универсального штатного дизайнера, который, возможно, не имеет опыта работы с stop-motion, но будет более реалистичным выбором для повседневных нужд.

Доступ к большему числу талантливых специалистов

Аутсорсинг позволяет нанимать лучших и наиболее специализированных специалистов в нужной вам области. Например, рекрутеры, имеющие опыт работы в стартапах и помогающие создать разнообразную базовую команду.

Предотвращает выгорание штатных сотрудников

Аутсорсинг может спасти ситуацию, если у вас нет бюджета для найма штатного сотрудника, но необходимо разгрузить имеющуюся команду. Вы можете взять на себя выполнение простых задач или трудоемких проектов и избежать выгорания, получая при этом качественную работу.

Например, работа над маркетинговой кампанией по объявлению ребрендинга – это трудоемкий проект, требующий напряжения всех сил. Чтобы все выложились по максимуму, можно передать видеомонтаж эксперту-фрилансеру, чтобы ваши сотрудники могли сосредоточиться на решении конкретных бизнес-задач, поскольку они знают их лучше других.

Минусы аутсорсинга

Великолепная пятерка плюсов аутсорсинга исчерпана, теперь пора взяться за гаденышей минусов.

Они не знают вашего бизнеса

Хороший внештатный сотрудник сделает все возможное, чтобы изучить цели, бренд и стиль вашей компании, но он не будет понимать ваш бизнес так, как это делает штатный сотрудник.

Трудности в общении

Вы можете никогда не встретиться с людьми, которым вы передаете работу на аутсорсинг, поскольку нередко бизнес ведется исключительно в Интернете или по телефону/видеосвязи.

Несмотря на то, что сегодня цифровое рабочее место делает это все более простым, Вы можете столкнуться с тем, что Вам придется играть в телефонные игры, ориентироваться на разные часовые пояса или испытывать трудности при общении по электронной почте.

Сложности с контролем качества

При аутсорсинге вы, как правило, даете поставщику или внештатному сотруднику техническое задание, подписываете контракт и ждете готового продукта. Если вы не будете принимать участия в процессе, то, возможно, упустите возможность внести изменения или правки и не будете удовлетворены готовым продуктом.

Может негативно сказаться на моральном духе коллектива

Аутсорсинг может снизить моральный дух коллектива, если люди будут думать, что задачи передаются на аутсорсинг из-за отсутствия необходимых навыков, или будут нервничать, что Вы будете передавать все больше и больше работы, пока их работа не станет неактуальной.

Если вы все же прибегаете к аутсорсингу, обязательно сообщите о причинах и целях, стоящих за ним. Например, “Мы передаем на аутсорсинг первичную работу с клиентами, чтобы у наших сотрудников отдела продаж было больше времени на заключение сделок с более высокой стоимостью“.

Медленное время отклика

Вы можете быть не единственным клиентом фрилансера.

В отличие от наемного работника, вы не можете указать подрядчику на приоритетность того или иного проекта. Относитесь с уважением к их времени, но будьте настойчивы, если они не укладываются в оговоренные сроки.

Стоит отметить, что многие из перечисленных выше недостатков можно контролировать при привлечении сторонних организаций. Например, вы и ваша команда можете разработать комплект для СМИ или поставщиков, содержащий важную информацию о вашем бизнесе, миссии и элементах брендинга (тон, логотип, цветовая гамма и т.д.), которые вы можете использовать для обеспечения соответствия готовой продукции вашим требованиям.

Кроме того, можно организовать процесс, в рамках которого вы будете периодически проверять, как идут дела, предлагать предложения или просить внести коррективы, пока не стало слишком поздно. Не все поставщики или фрилансеры имеют такую процедуру, но если вы беспокоитесь о том, что будете меньше участвовать в процессе, то можете поискать тех, кто ее допускает.

Мы допускаем. Серьезно.

Сейчас отвлекитесь от чтения плюсов и минусов аутсорсинга и соберите внимание в кучку. Мы в UniwexSoft допускаем возможность внесения правок в ходе разработки продукта на всех его стадиях, так как мы применяем методологию Scrum, позволяющую вносить правки на лету! Напишите нам, чтобы получить бесплатную консультацию.

Как определить, стоит ли передавать задачу на аутсорсинг

Если вы являетесь частью небольшой команды или растущего бизнеса, вам может быть сложно понять, куда направить бюджет, чтобы другие люди могли выполнить поставленные задачи. Вместо того чтобы думать о деньгах, которые Вы потратите, считайте, что это инвестиции в рост и продуктивность Вашей команды.

И прежде чем передавать задачу или проект на аутсорсинг, составьте контрольный список вопросов, которые вы задаете себе:

• Является ли данная задача основной услугой или преимуществом вашего бизнеса? Если да, подумайте о найме сотрудника внутри компании, чтобы ответственно подойти к масштабированию роста компании. Если нет, то, возможно, эту задачу стоит передать на аутсорсинг.
• Освободит ли передача этой задачи на аутсорсинг время для развития вашего основного бизнеса или продукта? Если “да”, то передайте ее на аутсорсинг.
• Обойдется ли передача этой задачи на аутсорсинг дешевле, чем наем нового сотрудника или решение этой задачи собственными силами? Если да, то передайте ее на аутсорсинг.
• Может ли кто-то другой выполнить эту задачу лучше и быстрее, чем ваша внутренняя команда? Если да, то следует передать задачу на аутсорсинг.
• Это редкая или разовая потребность? Если да, то пора переходить на аутсорсинг.
• Даст ли Вам конкурентное преимущество выполнение этой задачи собственными силами? Если да, то постарайтесь нанять персонал или выполнить этот проект собственными силами, чтобы избежать аутсорсинга.

Используя этот список вопросов в качестве компаса для определения того, стоит ли передавать задачу на аутсорсинг, вы будете уверены, что ваше решение о передаче всегда будет правильным и учитывающим все плюсы и минусы. Эти вопросы помогут вам быть честными, а вашему бизнесу – стабильно развиваться.

Виды аутсорсинга

Написание контента, работа с персоналом и бухгалтерский учет – это наиболее часто передаваемые на аутсорсинг задачи. Для малого бизнеса передача этих задач на аутсорсинг зачастую обходится дешевле, чем наем штатных сотрудников.

Аутсорсинг маркетинга и дизайна

Малые предприятия часто не нуждаются в таком объеме работ по созданию контента и дизайна, который требует наличия штатной должности. Нанимая внештатных писателей и дизайнеров, компании могут оплачивать каждый пост в блоге или творческий проект.

• Создание контента для социальных сетей
• Управление социальными сетями
• Дизайн логотипа
• Дизайн WordPress
• Создание информационных бюллетеней
• Озвучивание
• Управление вебинарами
• Управление электронной почтой
• Управление данными и отчетность
• Создание электронных книг
• Вычитка
• Создание изображений на Canva
• Управление кампаниями PPC
• Написание текстов и ведение блогов
• Исследования
• Исследование конкурентов и отраслей
• Обслуживание веб-сайтов
• Графический дизайн
• Подготовка презентаций
• Оформление заявок на участие в конференциях
• Работа с гостевыми блогами
• Модерация комментариев в блогах
• Подготовка видеоматериалов
• Дизайн электронной почты
• Подкасты
• Photoshop
• Видеомонтаж
• Написание пресс-релизов
• Связи с общественностью
• SEO оптимизация
• SEO-аудит сайта
• Создание ссылок
• Разработка приложений
• Маркетинг влиятельных лиц
• Фотография
• Редактирование фотографий
• Ведение редакционного календаря
• Создание инфографики
• Маркетинговые исследования
• Брендинг

Аутсорсинг административных задач

Если вы только начинаете свой бизнес и вам необходимо посвятить свое время или время вашей команды дорогостоящим проектам, передайте административные задачи на аутсорсинг. Если вы поручите кому-то вести календарь, вводить бессмысленные данные или расшифровывать протоколы совещаний, это поможет вам вернуть дополнительные минуты в ваш день.

• Календарное планирование
• Протоколы совещаний
• Путешествия
• Отправка поздравительных открыток
• Работа с файлами
• Транскрипция
• Услуги по напоминанию
• Ввод данных
• Выставление счетов клиентам
• Проверка голосовой почты

Аутсорсинг продаж и поддержки

В сфере продаж и поддержки также существует много административной работы с плюсами и минусами, которые способен решить аутсорсинг. Если вам нужно, чтобы ваши представители занимались исключительно разъяснительной и демонстрационной работой, а не вводом данных, возможно, пришло время передать их на аутсорсинг.

• Генерация лидов
• Обслуживание клиентов
• Составление отчетов о расходах
• Обновление CRM
• Поиск потенциальных клиентов
• Исследование перед встречей

Аутсорсинг кадровых и операционных услуг

У вас нет времени или опыта, чтобы заниматься налогами или наймом персонала? Это лишь некоторые виды работ, которые можно передать на аутсорсинг. Это позволит сократить количество дорогостоящих ошибок и использовать опыт других специалистов.

• Обучение
• Налоги
• Расчет заработной платы
• Рекрутинг
• Размещение вакансий
• Контроль за кандидатами
• Отборочные тесты для кандидатов
• Проверка анкетных данных
• Управление контрактами
• Ввод в должность
• Управление проектами
• Выполнение заказов
• Управление запасами
• ИТ-поддержка и сетевое администрирование
• Кибербезопасность

Аутсорсинг личных задач

Иногда на работе все идет хорошо, но из-за этого страдает личная жизнь. В этом случае наймите помощника для выполнения таких задач, как стирка, уборка дома или покупка продуктов, чтобы обеспечить баланс между работой и личной жизнью.

• Личные поручения
• Приготовление еды
• Покупка продуктов
• Запись на прием к врачу
• Получение и доставка почты

Вывод из статьи Плюсы и минусы аутсорсинга: Примеры, виды и нюансы

Аутсорсинг – это форма делегирования полномочий, которая позволяет сэкономить время, деньги и энергию, которые лучше потратить на развитие своей команды или бизнеса. Рассмотрите возможность использования аутсорсинга в тех случаях, когда это наиболее целесообразно для вашей компании, и это будет способствовать созданию более здоровой рабочей среды и достижению лучших результатов.

Статья переведена на русский язык компанией UniwexSoft.

UniwexSoft — разрабатываем уникальные сайты, smart-контракты, мобильные приложения в сфере Blockchain, собираем IT-отделы под ключ для реализации вашего проекта, заменим CTO или сильно облегчим ему жизнь.

Если вам нужен сайт, мобильное приложение, NFT маркетплейс или крипто игра, напишите нам.

Дополнительные материалы по теме Плюсы и минусы аутсорсинга: Примеры, виды и нюансы