Выявление узких мест за 3 шага
Узкие места – причина дороговизны и медлительности ваших проектов. Узнайте, как найти и устранить “узкие места” в процессе, чтобы наладить плавный и предсказуемый поток.
Когда в последний раз ваша команда сдавала продукт в срок?
То есть без задержек или каких-либо сверхурочных усилий со стороны некоторых членов команды.
Узкие места в процессах – одна из причин, по которым проекты затягиваются, бюджеты лопаются от дополнительных расходов, связанных с задержками, а весь процесс становится непредсказуемым.
Вместо того чтобы бороться с симптомами, руководителю достаточно провести простой анализ “узких мест” и разработать комплекс профилактических мер, чтобы спасти ситуацию.
В этой статье вы узнаете, как с помощью Kanban и Lean выявить и проанализировать “узкие места” процесса, чтобы наладить предсказуемый поток и взять процесс под контроль.
UniwexSoft — разрабатываем уникальные сайты, smart-контракты, мобильные приложения в сфере Blockchain, собираем IT-отделы под ключ для реализации вашего проекта, заменим CTO или сильно облегчим ему жизнь.
Если вам нужен сайт, мобильное приложение, NFT маркетплейс или крипто игра, напишите нам.
Что такое “узкое место” в бизнесе?
Прежде чем мы перейдем к этапам выявления узких мест, нужно понять, что собой представляют эти узкие места.
В самом простом понимании узкое место в процессе – это рабочий этап, на который поступает больше рабочих запросов, чем он может обработать при своей максимальной пропускной способности. Это приводит к прерыванию потока работ и задержкам в производственном процессе.
Другими словами, даже если эта стадия работает с максимальной производительностью, она все равно не может обработать все рабочие элементы достаточно быстро, чтобы передать их на следующие стадии без задержек.
Узким местом в рабочем процессе может быть компьютер, человек, отдел или целый этап работы. Типичными примерами “узких мест” в работе со знаниями являются процессы тестирования программного обеспечения и проверки качества.
К сожалению, зачастую узкое место обнаруживается только после того, как оно привело к блокировке рабочего процесса.
Существуют простые, но эффективные инструменты анализа в Lean менеджменте и Kanban, которые могут помочь как предотвратить перегрузку работы, так и способствовать выявлению уже существующих узких мест.
Краткосрочные и долгосрочные узкие места: Чем они отличаются?
Знание типов узких мест, которые могут возникнуть в вашем процессе, помогает вовремя их обнаружить и устранить.
Исходя из различных факторов, узкие места в технологическом процессе можно разделить на несколько групп. Однако основными являются два типа – краткосрочные и долгосрочные узкие места.
Рассмотрим, чем они отличаются друг от друга.
- Краткосрочные узкие места, как правило, являются неожиданными и вызваны временными факторами и непредвиденными событиями. Они возникают не регулярно, их влияние может быть разным и приводить к различным изменениям в процессе. Типичными примерами являются отсутствие сотрудника на рабочем месте или выход из строя серверов на один день.
- Долгосрочные узкие места – это повторяющиеся проблемы, которые оказывают более существенное влияние на процесс. Они проявляются в постоянных задержках поставок, непредвиденных расходах, недовольных клиентах и низкой эффективности процесса в течение длительного времени. Например, возьмем сломанную деталь оборудования, на устранение которой потребуется месяц, или перегруженную команду из-за нехватки персонала.
Важность выявления узких мест в технологическом процессе
Выявление “узкого места” в технологическом процессе, несомненно, может иметь положительные последствия для организации.
Узкие места – это проблемы, и их устранение – залог стабильного потока работ. Своевременное обнаружение узких мест позволяет предотвратить сбой в операционных процессах и сохранить пространство для общего роста бизнеса.
К числу основных преимуществ, которые может получить предприятие, обнаружив и устранив “узкие места”, относятся:
- Повышение и оптимизация производительности, эффективности и пропускной способности
- Лучшее понимание рабочего процесса благодаря визуализации каждого этапа
- Возможность найти потенциальные “узкие места”, которые могут препятствовать росту бизнеса
- Увеличить время продуктивной работы
- Улучшить отношения с заинтересованными сторонами и удовлетворенными конечными пользователями
- Снизить уровень стресса в рабочей среде
- Сократить дополнительные накопленные расходы
Как определить узкое место в процессе за 3 шага?
Если вы видите, что ваш рабочий процесс непредсказуем и протекает скачками, значит, где-то есть узкое место, а не плавный поток. Настоящая проблема заключается в том, чтобы точно определить его и принять соответствующие меры.
В бережливом менеджменте для выявления узкого места можно использовать несколько инструментов анализа узких мест Канбан. Для более подробного их обсуждения давайте разделим процесс выявления узкого места на 3 основных этапа.
Шаг 1: Визуализация всех этапов процесса и рабочих элементов
Если вести учет работы в виде карточек с заданиями на доске Канбан, то можно легко увидеть, где накапливаются рабочие элементы, что является верным признаком проблемы, скорее всего, узкого места.
Шаг 2: Соотнесите очереди и виды деятельности
Когда мы разделяем очереди и виды деятельности и наносим их на доску Канбан, мы можем увидеть, сколько времени наша работа ожидает в очереди перед определенным видом деятельности. Если эта очередь растет значительно быстрее, чем работа на этапе деятельности, значит, вы нашли свое узкое место.
Шаг 3. Измерение времени цикла на каждом этапе
Измерение времени цикла на каждом этапе позволяет построить диаграмму тепловой карты времени цикла. Один лишь взгляд на эту диаграмму позволяет выявить этапы, на которых карточки тратят больше всего времени. Если эти этапы рабочего процесса также являются очередями, то, скорее всего, это и есть ваши “узкие места”.
Какие методы способствуют выявлению узких мест?
Выявить узкие места при анализе процесса можно с помощью нескольких методик. Вот некоторые часто используемые методики:
- Картирование потока создания ценности: Инструмент бережливого управления, используемый для визуализации этапов и действий, выполняемых в ходе рабочего процесса. Картирование потока создания ценности помогает проанализировать и выявить узкие места, отходы и области для улучшения процесса, совершенствуя при этом все этапы процесса поставки.
- 5 причин: Инструмент решения проблем, используемый для выявления первопричины проблемы. Метод “5 причин” подразумевает ответы на столько вопросов “почему”, сколько необходимо для выявления истинной причины.
- Диаграмма “фишбоун”: Диаграмма “рыбья кость” иллюстрирует множество факторов, ответственных за возникновение проблемы, сбоя или события. Проблема изображается там, где находится голова рыбы, а причина – вдоль позвоночника рыбы.
- Блок-схемы: Визуальные диаграммы, используемые для представления рабочего процесса. Для иллюстрации всего алгоритмического процесса в блок-схемах используются различные фигуры и ячейки, описывающие элементы процесса, такие как комментарии, входы/выходы и т.д. Ее основная цель – разбить и проанализировать поставленную задачу, предложить возможные решения и записать все необходимые шаги.
Как справиться с узким местом?
Иногда, после выявления узких мест, можно легко устранить их пагубное влияние, выделив больше ресурсов или людей на этот этап работы или процесс. Это может означать прием на работу еще одного QA-тестера ради более оптимизированного производственного потока.
Однако что делать, если узкое место требует особо дефицитных ресурсов или труднодоступной экспертизы?
В некоторых случаях стоимость решения проблемы узкого места может оказаться слишком высокой.
Если оставить узкое место без внимания, это всегда обойдется вам дороже, чем его устранение.
Что же делать дальше?
Вот несколько действий, которые необходимо предпринять для локализации узкого места:
- Никогда не оставляйте его без работы. Из-за эффекта пульсации на остальной поток процесс, являющийся узким местом, всегда должен быть загружен на полную мощность.
- Снижайте нагрузку на узкое место. Убедитесь, что работа поступает на него в наилучшем виде. Если процесс рецензирования является “узким местом”, обеспечьте качество с самого начала. Работа, подлежащая рецензированию, должна быть безупречной. Каждая ошибка, найденная рецензентом, будет стоить вам больше времени и денег.
- Управляйте лимитами незавершенного производства. Если в узком месте лимиты на незавершенные работы достаточно мягкие и происходит много переключений контекста, подумайте о снижении лимита WIP. Если лимит WIP не установлен, подумайте о его установлении.
- Обрабатывайте работу партиями. Некоторые операции будут занимать меньше времени, если организовать выполнение однотипных работ партиями. Однако будьте осторожны. Чем больше размер партии, тем выше риск. Эмпирическое правило гласит, что меньшая партия всегда лучше, но в реальном мире иногда приходится идти на компромиссы.
- Добавьте больше людей и ресурсов. Если есть возможность, увеличьте пропускную способность “узкого места”, чтобы ускорить весь процесс. Однако при этом не закрывайте глаза. Как только ресурсы системы будут перераспределены, в другом месте системы обязательно появится еще одно узкое место.
- Обратитесь к сторонней организации, для получения профессиональной помощи. Выявление узких мест – зубная боль, а UniwexSoft – стоматолог, позвольте нам избавить вас от боли. Напишите нам и не затягивайте, в перспективе – обострение и еще большие страдания.
Непрерывный анализ узких мест с помощью Канбан
Ключом к здоровому и продуктивному потоку является абсолютный минимум прерываний процесса.
Работа должна проходить через него беспрепятственно, под действием силы тяги.
В соответствии с концепцией непрерывного совершенствования, принятой в Lean-менеджменте, анализ узких мест также должен быть постоянным процессом.
Ведь в условиях современных, постоянно меняющихся рынков каждый раз, когда нарушается относительное равновесие в производственной системе, необходимо пересматривать рабочий процесс, чтобы понять, не возникли ли новые заторы и что нужно сделать для снижения их влияния.
Возьмите работу под контроль с помощью рабочих процессов Kanban и инструментов анализа узких мест Lean, чтобы достичь беспрецедентного уровня предсказуемости потоков.
Часто задаваемые вопросы (FAQs) по выявлению узких мест
Каковы примеры “узких мест” в процессе?
В качестве примера можно привести несколько узких мест в технологическом процессе:
- Нехватка ресурсов или квалифицированного персонала может привести к задержкам и увеличению времени обработки.
- Ожидание третьей стороны для выполнения определенного этапа процесса.
- Частые поломки оборудования могут привести к замедлению производственного процесса.
- Отсутствие надлежащей связи может привести к упущению важной информации, что влечет за собой ошибки и переделки.
Какие бывают типы “узких мест”?
К наиболее распространенным типам узких мест, которые могут возникнуть в рабочем процессе, относятся:
- Узкое место по времени (краткосрочное и долгосрочное)
- Ресурсное узкое место (физическим и человеческим)
- Узкое место по пропускной способности (когда возможности по обработке рабочей нагрузки ограничены)
- Технологическое “узкое место” (устаревшее или неэффективное программное обеспечение)
- Нормативно-правовое “узкое место” (нормативные акты или политика, замедляющие ход процесса).
Вывод из статьи Выявление узких мест за 3 шага
Если ваша команда находится в постоянном напряжении, сроки поставки постоянно нарушаются, а рабочие элементы никогда не выполняются, возможно, вам следует провести анализ “узких мест”.
К счастью, в сочетании с инструментами Kanban бережливое управление позволяет быстро обнаружить и устранить “узкие места”.
- Составьте визуальную карту рабочих процессов, чтобы выявить заторы.
- Измерьте показатели потока на уровне системы, чтобы получить более полную картину.
- Регулируйте распределение ресурсов для устранения простых “узких мест”.
Постоянный анализ узких мест позволяет поддерживать стабильность и предсказуемость рабочего процесса.
Статья переведена на русский язык компанией UniwexSoft.
UniwexSoft — разрабатываем уникальные сайты, smart-контракты, мобильные приложения в сфере Blockchain, собираем IT-отделы под ключ для реализации вашего проекта, заменим CTO или сильно облегчим ему жизнь.
Если вам нужен сайт, мобильное приложение, NFT маркетплейс или крипто игра, напишите нам.
